Competenze di marketing

Martino Pietropoli

Il presupposto principale per la realizzazione di un piano logistico è la comprensione generale della mostra; cosa vuoi esporre, come vuoi allestirla, quanto spazio è necessario, chi vuoi che sia coinvolto nella preparazione, chi vuoi invitare ad aprire ufficialmente la mostra (es. rappresentante politico locale, direttore di un'istituzione, project manager), chi si desidera chiamare come ospite speciale (media, persone che supportano lo spettacolo, persone che riteniamo importanti chiamare).

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Photo by Christian Fregnan

La logistica è l'elemento chiave per pianificare un evento. Affinché sia ben fatta devi fare un piano di ciò che può rendere molto più facile realizzare il tuo obiettivo, in questo caso l'organizzazione di una mostra pop-up. Organizza la tua squadra e condividi le attività!

Processato

Prima di allestire la mostra:

Trovare una location. Stipulare un contratto con il gestore / proprietario dello spazio - sulla locazione o l'assegnazione gratuita, sul tempo necessario per posizionare la mostra, sulla durata della mostra.
Creare materiali promozionali (inviti, poster, manifest per eventi sociali) che mostrino chiaramente il nome della mostra, l'autore della mostra, l'ora e il luogo dell'inaugurazione, nonché il logo di eventuali sponsor e / o donatori .
Pubblicare materiale promozionale per il pubblico (contattare i media, inviare comunicati stampa invitando i media per seguire il nostro evento, inviare inviti, condividere eventi social)
Organizzare il catering - Se vuoi accogliere bene gli ospiti e i visitatori della mostra, devi comprare qualcosa da bere e da mangiare o organizzare una festa (all'apertura della mostra più spesso servono snack, aringhe affumicate, spuntini o piccoli snack, acqua, succhi). È importante sapere come e quando procurarsi il cibo e se è possibile portarlo nella sede dell'inaugurazione della mostra.
Organizzare l'ambiente espositivo (quando impstare la mostra, chi viene per aiutare, quanto tempo è necessario per impostare).
Preparare il testo per il moderatore ad ogni apertura della mostra. Il programma guida la persona che accoglie gli ospiti, mette in evidenza gli ospiti importanti, annuncia i relatori, presenta il progetto e l'autore, invita gli ospiti a partecipare al buffet dopo la parte ufficiale. Il testo del moderatore è preparato pochi giorni prima dell'apertura della mostra e inviato al moderatore per prepararsi.

Passi importanti nel giorno dell'apertura della mostra pop-up:

Controlla il programma e l'elenco degli oratori (quelli che aprono ufficialmente la mostra) e degli ospiti che dovresti salutare in modo particolare.
Accordati con gli assistenti: chi sarà il moderatore della mostra, chi riceverà gli ospiti e li invierà dove dovrebbero andare e darà informazioni ai giornalisti dai quali potranno rilasciare una dichiarazione (ad es. Autore, presidente dell'associazione, persona che apre il mostra) che servirà gli ospiti (pasto, bevanda).
Prepara un tavolo per il buffet.
Finalizzare lo spazio in cui si svolgerà l'apertura.

Conclusioni

Valutazione

Definire i passi necessari per l'organizzazione di un evento pubblico
Sviluppare le abilità comunicative necessarie per l'implementazione logistica degli eventi
Imparare a gestire la propria squadra
Imparare come preparare i materiali promozionali

risorse

Link

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