Back to module list

Inledning



Martino Pietropoli

Den viktigaste för att skapa en logistikplan är förstås hur du föreställer dig att utställningen ska vara. Vad ska visas, hur mycket utrymme behövs, vilka du vill skall medverka, om du vill bjuda in någon att inviga utställningen (rektor, kommunråd, politiker, kändis…) och vilka du vil bjuda in från media, sponsorer och personer som bidragit till utställningen på något vis.

UPPGIF



Photo by Christian Fregnan

Logistik är nyckeln till att planera en händelse. För att logistiken ska bli bra gjort måste du göra ett flödesschema över vad som behövs göras, när det behövas göras och hur det skall göras. I det här fallet en pop-uputställning. Samla ditt team och fördela arbetsuppgifterna.

Innan utställningen:

  1. Hitta en lokal eller plats. Skriv ett kontrakt med förvaltaren/ägaren av utrymmet – vad den kostar eller om den är gratis, vilka datum lokalen får användas, om el, vatten och annat ingår. Tänk på tiden du behöver innan och efter utställningen är öppen för allmänheten.
  2. Skapa kampanjmaterial (inbjudningar, affischer, sociala medier) som tydligt visar utställningens namn, vilka som står bakom utställningen, tid och plats för vernissage och andra öppettider samt eventuella sponsorer och/eller donatorers namn.
  3. Sprid materialet till allmänheten (kontakta media, skicka pressmeddelanden, bjuda in journalister skicka inbjudningar, dela sociala medier)
  4. Organisera catering – har du möjlighet att bjuda på någonting att dricka och knapra på under vernissagen? Skall det finnas mat och dryck till försäljning? Utställningsbesökare vill gärna veta vad som finns att äta och dricka.
  5. Ordna det praktiska (bestäm vem hjälper till att ordna med föremålen, hur mycket tid behövs, vem tar emot gäster, vem städar och liknande).
  6. Skriv manus till den person som är värd eller värdinna för utställningen. Manus ska innehålla en litet välkomnande, presentera viktiga gäster, presentera talare, presentera projektet, medverkade och vem som ordnat utställningen och till sist uppmana gästerna att ta någonting att äta och dricka. uppmanar gästerna att ta mat och dryck efter att ha passerat officiell del. Manus ska vara klart ett par dagar innan så att värden eller värdinnan hinner förbereda sig.

Samma dag som popup-utställningen öppnar:

  • Kontrollera programmet och listan över talare (de som officiellt inviger utställningen) och de gäster som ni vill hälsa särskilt på.
  • Gå igenom programmet med de som arbetar under utställningen: Vem ska vara moderator, vem ska hälsa besökare i dörren, vem ska svara på frågor från exempelvis press, vem eller vilka serverar och så vidare.
  • Se till att mat och dryck är på plats.
  • Gör en sista kontroll av utställningen. Är allt på plats? Fungerar allting?

 

Slutsats

Utvärdering

  • Definiera stegen i att skapa ett offentligt evenemang
  • Utveckla kommunikationsförmåga kring evenemangslogistik
  • Ledarskap
  • Lära dig ta fram marknadsföringsmaterial

Anmäl din skola

länkar

videor